Envío de facturas por e-mail

Aliquo dispone de la opción para el envío de facturas por correo electrónico, permitiendo realizar el envío de una o varias facturas de una manera más cómoda. El envío se realizará adjuntando en el correo electrónico la factura en formato PDF y el texto recogido de una plantilla.

Si se dispone del módulo de firma electrónica, el archivo PDF será firmado con el certificado de la empresa y en la factura se guardará una copia del archivo.

En la ficha de Clientes en la pestaña de Facturación y cobros se puede marcar si el cliente desea que las facturas se le envíen por correo por e-mail o ambos, de esa forma durante la emisión de facturas nos propondrá el tipo de envío de cada cliente.

En el asistente de Imprimir o enviar facturas de clientes, se mostrarán dos columnas que determinarán si la factura se debe imprimir o enviar por e-mail, de forma que sólo debemos pulsar el botón de Imprimir o E-mail.

La dirección de correo electrónico, donde será remitido el mensaje, será seleccionada siguiendo los siguientes puntos.

1. La dirección de correo electrónico de la dirección de envío asociada en la factura.
2. Se añadirán los e-mails de los Contactos de clientes que tengan marcado el campo Envío facturación, estos e-mails se añadirán como copia al correo electrónico.
3. En caso de que no se haya podido asignar un e-mail en los dos puntos anteriores, se asignará la dirección de correo indicada en la ficha fiscal del Cliente de la factura
4. Si llegados a este punto tampoco existe ningún e-mail para poder enviar la factura, se asignará la dirección de correo indicada en la ficha fiscal de la propia factura.
5. En caso de no poder asignar ningún correo de los anteriores, se devolverá una notificación de advertencia al usuario indicando que no se ha podido enviar la factura.

Puede indicar más de una cuenta de correo electrónica en el mismo campo separando cada e-mail con un punto y coma (;), aunque recomendamos que se especifiquen tantos Contactos de cliente, como sea necesario.

Configuración

Para que está opción sea operativa tiene que indicar los datos de acceso a su cuenta de correo, que tendrá que especificar en el parámetro EMAIL_SERVER, estos datos deben ser solicitados a la empresa o persona encargada de la gestión de las cuentas de correo de su empresa. Es posible personalizar la cuenta de correo electrónico por usuario estableciendo un parámetro para cada usuario.

En la opción Plantillas de notificaciones que puede encontrar en Menú / Mantenimiento de tablas / Notificaciones, puede personalizar el asunto y contenido del correo, adaptándolo a la imagen corporativa. Por defecto, la aplicación incorpora una plantilla estándar para los envíos de facturas.

La plantilla puede contener marcadores para indicar el número de factura, importe o la fecha, así como los datos de su empresa. Consulte el parámetro que se indica a continuación para obtener más información sobre los marcadores de datos que puede utilizar en la plantilla de envío de facturas.

En el parámetro EMAIL_PLANTILLA_FACCLI, se debe indicar la plantilla que será utilizada para realizar el envío de las facturas emitidas y en la descripción encontrará información sobre los marcadores de datos.